Archive for the 'Methodiek' Category



Drie communicatieniveaus PIP

Conflicten ontstaan vaak omdat mensen zich miskent of niet gehoord voelen.
Kijk maar eens om je heen; je hoort veel onvrede.
Niet zozeer dat de wereld zo vreselijk is, maar omdat mensen niet (goed) weten waar ze met hun onvrede terechtkunnen. Of omdat zij vinden dat het te lang duurt voordat gereageerd is op opmerking of klacht.

In overlegsituaties en teams is het dus prettig wanneer communicatielijnen voor iedereen duidelijk zijn. En dat men zich thuis voelt.
Drie communicatieniveaus
PIP
•    Proces
•    Inhoud
•    Procedure
Deze drie dienen in balans te zijn.
Het proces en de procedure zijn op orde, wil je dieper op de inhoud in gaan.
Zorg voor een helicopterview, dan hou je overzicht.
Mensen ‘vechten’ conflicten vaak op inhoudsniveau uit, terwijl het proces en de procedure niet op orde zijn.

Proces ( “Hoe doen we dit samen?)
•    Macht
•    Omgangsvormen
•    Verhoudingen
•    Sfeer
•    Energie
•    Emotie
Inhoud ( het “WAT”)
•    Argumenten
•    Feiten
•    Kennis
•    Standpunten
Procedure (“Structuur”)
•    Voorzitter
•    Notulen
•    Afspraken
•    Agenda
•    Tijd

Zie ook besluitvorming: BOB
Volgende keer: Communicatie Ontvangers en Zenders

Wat doe ik ermee
Hoewel ik een stevige discussie niet uit de weg ga, is het een energievreter en ik schiet er niks mee op. Daarnaast biedt structuur, waar dan ook, een vruchtbare en inspirerende omgeving. Wanneer ik in teams zie dat het ‘samen maken we het’- gevoel op de achtergrond zit, gebruik ik de PIP om uit te vlooien waar zaken voor het team niet duidelijk zijn. Vaak wordt veel gediscussieerd over niet zo relevante zaken; dan blijk dat vaak dat het proces ( hoe zullen we het doen?) en de procedure ( structuur) niet voor alle teamleden er hetzelfde uit te zien. Heb ik deze goed voor ogen, dan gaat de discussie over de essentie: de inhoud.

ICT tip
Microsoft Word
Wil je in een word document iets zoeken, vervangen of ergens naartoe springen ( bij grote documenten), toets dan de F5 toets. Een pop upschermpje verschijnt met deze keuze.

Besluiten nemen BOB

Besluiten nemen is niet altijd een feest.
Het volgende hulpmiddel voor wat houvast:
Om tot een besluit te komen zijn drie fases van belang. Het is een ‘fuik’ (of trechter)model, waar in elke fase een doel wordt bereikt, en je weet wat voor soort mensen in welke fase nodig zijn.
BOB
•    Beeldvorming
•    Oordeelsvorming
•    Besluitvorming
(Theorie van Stemerding)
Fase 1.
Beeldvorming (“Wat is het probleem“)
Doel: Heldere probleemdefinitie verkrijgen
Stel slechts open vragen
•    Zijn er deskundigen aanwezig/ beschikbaar?
•    Hoe te handelen in deze situatie?
•    Is alle informatie op tafel?
Fase 2.
Oordeelsvorming (“Wat is onze mening?”)
Doel: Wat is belangrijk
•    Stel criteria op;
•    Stel prioriteiten;
•    Mogelijke oplossingen.
Fase 3.
Besluitvorming (“Wat doen we?”)
Effectiviteit is Kwaliteit maal Acceptatie (Doel: E = K *A)
•    Toetsen van de oplossing;
•    Wat is de beste oplossing;
•    Uitvoering.

Wie zijn wanneer nodig:
•    In fase 1 zijn de Dromers nodig; zij bedenken (grenzeloze) vergezichten
•    In fase 2 zijn de Denkers nodig; zij halen de vergezichten dichtbij en maken het reëel
•    In fase 3 zijn de Beslissers en de Doeners nodig; zij kiezen het beste en voeren het uit.
Tijdsverdeling:
•    Fase 1. Beeldvorming: 40 %
•    Fase 2. Oordeelsvorming: 40 %
•    Fase 3. Besluitvorming: 20 %
Wanneer de dromers en denkers voldoende ruimte krijgen, zijn de beslissers zo klaar en daar houden ze van. De discussies zijn in fase 1 en 2 geweest.

Volgende keer PIP (communciatieniveaus)
Wat doe ik ermee
Gemotiveerde besluiten, dat vind ik prettig. Een gedragen beslissing samen uitvoeren, dat geeft mij voldoening. Echter wanneer er na een besluit, of wanneer we al bezig zijn, iemand komt met ”ja maar, zouden we niet…”; dan word ik wat bedroefd.
Eigenlijk moeten we dan weer helemaal opnieuw beginnen, want iemand voelt zich tekort gedaan.
Door een goed uitgevoerde BOB- methodiek heeft iedereen ruimte gekregen om zijn talent in het proces te benutten. Dan is iedereen gehoord, en is de kans klein dat men zich nog terugtrekt uit het proces of uit het team stapt.
ICT tip
Kopiëren, knippen en plakken in documenten plaatjes etc.
Je kunt dit doen door een tekst of plaatje te selecteren met je muis en dan op een ikoontje klikken. Maar het kan ook met een toetsencombinatie, dat is net wat sneller:
Steeds twee toetsen tegelijk:
•    Kopiëren: de CTRL toets en de letter C
•    Knippen: de CTRL toets en de letter X
•    Plakken: de CTRL toets en de letter P

Observeren vijf vormen

Omgang met elkaar wordt beïnvloed door waarneming.
De manier waarop iemand reageert hangt voor een groot deel af van waarnemingen. Hij observeert en doet dan wat. De zon schijnt en je pakt je zonnebril, of neemt een dag vrij.
Een lange omschrijving van Observeren luidt:
“De doelgerichte en systematische waarneming van gedragingen van één of meerdere personen of van een gebeurtenis, met de bedoeling het waargenomene te beschrijven en samen te vatten.”
Pffff.
Oké, stapje terug:
Waarom observeren we:
•    Het is een hulpmiddel om iemand beter te leren kennen;
•    Het is een hulpmiddel om bepaalde problematiek nader te onderzoeken en zo de achtergronden van het gedrag te achterhalen;
•    Het  kan gebruikt worden als informatieoverdracht naar anderen;
•    Het is een manier om je eigen aanpak te toetsen.

Er zijn vijf generieke vormen van observeren:
•    Gestructureerde observatie;
•    Ongestructureerde observatie;
•    Next best observation;
•    Restricted observation;
•    Interactieve observatie.

Volgende week meer uitleg en een oefening met Observeren
Wat doe ik ermee
Met gericht observeren zien cursisten vaak dingen bij anderen die ze nog nooit hadden opgemerkt.
Ook bij teamgenoten welke zij al lang kennen. Juist omdat zij het zelf ontdekken, blijft die observatie lang bij.

ICT tip
Microsoft Word
Met de functietoets F7 start je de spellingscontrole in Word.

Bemoei- of regietoneel, wat is dat?

Iedere cursusgroep is anders. Soms past het in training om situaties uit te beelden; je kunt dan kiezen voor een rollenspel.
Maar rollenspelen roepen soms verschrikte reacties op. En àls je cursisten dan meedoen, letten ze meer op het toneelspel dan op het doel:  wat zie je en wat doet het met je?

Bemoeitoneel
Bemoeitoneel, ook wel regietoneel genoemd, biedt (een) uitkomst.
Alles wat je nodig hebt zijn twee personen, acteurs, die de werksituatie naspelen.
De cursisten zijn actief betrokken maar ‘spelen’ zelf niet mee.

  1. De eerste keer wordt de werksituatie in zijn geheel gespeeld. Deze situatie escaleert.
  2. De tweede keer dat de situatie wordt gespeeld mogen de cursisten op een van te voren bepaalde acteur ingrijpen.

Je cursisten geven tijdens tweede keer spelen aan wat die acteur moet zeggen. De acteur gebruikt deze aanwijzing en volgt de aanwijzing, indien mogelijk, letterlijk op.
En de cursist leert hoe hij/zij een  situatie kan sturen en hoe hij/ zij een verandering goed onder woorden brengt. Deze observatie kan de cursist gebruiken in de werksituatie.

Wat doe ik ermee
Op de basisschool vond ik toneelstukjes doen leuk. Maar op scoutingkampen wilde ik op de bonte avond bij het kampvuur gewoon kijken naar het knetterende vuurtje. En niet meedoen met vrijwillig verplichte ‘leuke’ dingen. Dat was vooral leuk voor anderen. Dat gevoel kwam terug toen ik trainingen volgde, dus dat moest anders. Bemoeitoneel gaf mij inzicht en plezier, waarbij de situaties en ervaringen bijbleven.

ICT tip
Voor Microsoftgebruikers:
De sneltoets voor help is de F1 toets. In welk scherm/ venster/ window je ook bent, toets je de F1 toets; dan verschijnt het helpscherm.
Dat geeft uitleg over het scherm waar je op dat moment bent. Dit geldt ook voor het bureaublad.

Presentatietips de Inhoud deel 2

Nog vier tips ( zie het vorige blog voor de eerste vier) voor een goede presentatie.
Iedere trainer ‘moet’ een goed contact met de cursistengroep maken. Een goede presentatie van jezelf voegt veel toe aan een succesvolle training.
Neem (het)podium en je leidt de groep naar het gestelde doel.

Wat achtergronden voor een goede presentatieinhoud. Wellicht open deuren, maar ook daar moet je doorheen.

Boodschap plus vorm.
Dit is de sleutel tot een succesvolle en doeltreffende presentatie  die ook nog leuk is. De laatste vier tips voor een sterke inhoud

5. Herhaal belangrijke punten.
De eerste keer dat je het standpunt presenteert ontgaat veel cursisten.
Dus herhaal het:

1. introduceer het onderwerp in een beginvraag;
2. breng het opnieuw naar voren in een tussenvraag;
3. ontwikkel het  door middel van een illustratie;
4. verwerk het tenslotte in de aansporing tot actie.
Geef verduidelijking, bekrachtiging en een geheugensteuntje.

6.  Besluit met concrete aansporing tot actie.
Een presentatie is de aanzet tot actie of verandering.

Een succesvolle presentatie roept bij de cursisten op:
“Wat kan ik nu doen? Wat is de volgende stap?”.
Dus lever ook duidelijke antwoord of doelen.
Het komt voort uit de cursusverwachtingen . De concrete aansporing tot actie zorgt ervoor dat de cursisten iets doet met je boodschap.

7.  Oefen.
Oefening geeft beheersing. Oefen in simpele spreektaal en doe het zo realistisch mogelijk:

• sta rechtop;
• glimlach;
• enthousiasmeer;
• spreek luid;
• presenteer visuele hulpmiddelen;
• test je apparatuur;
• let op de tijd.
Door binnen de tijdslimiet te blijven laat je zien dat je de cursist respecteert. Zorg dat je tijdens het oefenen ruim binnen je eigen tijdslimiet blijft. De extra tijd wordt gebruikt voor reacties van de cursist. Dat laatste kun je niet direct oefenen, maar er wel rekening mee houden. Succes wordt voor een groot deel bepaald door een goede voorbereiding.

8.  Controleer alles.
Zorg ervoor dat alles ter plekke is of binnen hand- en belbereik, aantekeningen, hand-outs, de apparatuur, een glas water, een techneut, etc.
Door dit van tevoren te regelen kun je je geheel op je training richten.

ICT tip ( herhaling)

Windows PowerPoint bij beamerpresentaties:
Gebruik je een beamer en het scherm van laptop, dan kun je het laptopscherm als spiekscherm gebruiken. PowerPoint geeft de mogelijkheid dat je op je laptopscherm onder de presentatie alle andere plaatjes (dia’s) ziet, en dat de tijd meeloopt.
Hoe: Zorg dat je laptop is aangesloten op de beamer
Open je presentatie in Powerpoint, maar laat de presentatie nog niet starten, je ziet dus alle dia’s;
Ga naar het tabblad Diavoorstelling; Aan de rechterkant heb je het stukje: ”monitoren”
Kies bij ‘Weergeven op:’ Algemeen PnP-beeldsherm ( dit is je laptopscherm)
Klik het vinkje aan Presentatorweergave gebruiken;
Op je laptop zie je nu dat powerpoint het scherm verdeelt in de eerste dia, en daaronder alle dia’s van de presentatie, de klok, en een pijl waarop je kunt klikken om de volgende dia of regel in de dia te laten opkomen.

Meer PowerPoint? Kijk op:

Presentatietips de Inhoud deel 1

Vier tips ( en de volgende keer nog vier) voor een goede presentatie.

Iedere trainer ‘moet’ een goed contact met de cursistengroep maken. Een goede presentatie van jezelf voegt veel toe aan een succesvolle training. Neem (het)podium en je leidt de groep naar het gestelde doel.

Wat achtergronden voor een goede presentatieinhoud. Wellicht open deuren, maar ook daar moet je doorheen. Het doel is beïnvloeding.

Pure informatieoverdracht gebeurt schriftelijk. Echter het motiveren en inspireren gebeurt vooral mondeling. Persoonlijke interactie maakt directe feedback mogelijk.
Belangrijk is om de inhoud bondig te houden: “keep it short and simple, stupid (KISS)”.
Je beïnvloedt mensen beter door hoe je iets zegt dan door wat.
Om impact te hebben  is een krachtig expressiemiddel nodig.
Hoe ontvankelijk zijn je cursisten? Zij beoordelen je boodschap op basis van eigenbelang, begrijpelijkheid, geloofwaardigheid, bruikbaarheid en noodzaak.
Inhoud en vorm samen, maken doeltreffende presentaties.

Boodschap plus vorm. Dit is de sleutel tot een succesvolle en doeltreffende presentatie  die ook nog leuk is.
De eerste vier tips voor een sterke inhoud

1. Bereid de presentatie schriftelijk voor.
Wat is het belangrijkst in een presentatie?
Aandacht van je cursisten;
Goede inhoud;
Conclusie;
Doel.

De voorbereidingsfase van de presentatie doorloopt deze stappen in omgekeerde volgorde.
Begin dus met het vaststellen van  het doel van je presentatie:
Welke conclusies trek je en hoe zijn deze  relevant voor je cursisten?
Welke informatie ondersteunt je conclusies en welke sleutelwoorden gebruik je?
Hoe trekt je de aandacht van de cursisten en hoe houd je die vast?

2. Begin met drie open vragen.
Deze open vragen trekken de aandacht van je cursisten, wekken nieuwsgierigheid en zetten de cursisten aan het denken. Deze vragen bepalen ook je thema en geven de structuur van de presentatie aan.

1. Wat heb je tot nu toe bereikt? (het verleden);
2. Waar sta je nu?  (het heden);
3. Hoe kun je het beste verder gaan?  (de toekomst).
Toekomstgerichte vragen zijn belangrijk om gewenste acties en resultaten over te brengen en in werking te zetten. Ze ondersteunen het presentatiedoel: aansporen tot verandering.

3. Gebruik tussentijds open vragen.
Houd je cursist op de goede weg door tijdens jouw presentatie open vragen te stellen. Gebruik vragen die idee en  structuur aangeven. Herhaal bijvoorbeeld de  openingsvragen of stel nieuwe vragen om nieuwe thema’s te introduceren. “Hoe kun je dit in jouw werksituatie invoeren?”.

Tussentijdse onverwachte of schijnbaar tegenstrijdige vragen zijn ook doeltreffend om de  aandacht vast te houden.
“Waarom is dit eigenlijk belangrijk voor jullie?”,”Wat maakt het je eigenlijk uit?”
Het stellen van open vragen  toont jouw vermogen zaken van een andere kant (dan de cursist) te zien. Zij willen weten dat de trainer hun  perspectief kent en dat deze geïnteresseerd is in hun mening. Dan zal de cursist geboeid luisteren. Degene die de vragen stelt, leidt de discussie: dat is een fundamenteel aspect van communicatie.

4. Gebruik voorbeelden en beelden.
83% van de menselijke kennis wordt verkregen door het zien.  Een schema of een metafoor blijven veel langer hangen dan  woorden. Voor een praktische toepassing moet jouw cursist de boodschap kunnen verbeelden. Beelden zijn essentieel.

Met beelden bedoel ik niet alleen  plaatjes of grafieken, maar ook aan verbeelding, zoals een situatieschets, een anekdote of een voorbeeld. Deze visualiseringen zorgen voor afwisseling en concretisering van gedachten. Eén beeld zegt meer dan duizend woorden.

De volgende keer nog vier tips.

Wat doe ik ermee
Mijn kledingkastspiegel heeft al veel presentaties gehad. En het ding is ongenadig in de feedback, echt beeldend! Daarnaast begrijp ik niet dat ontwerpers van beamers, afstandbedieningen en presentatiesoftware nooit eens iets hebben gemaakt dat ik in één keer snap. Dus elke keer als ik iets nieuws heb uitgedacht of gevonden oefen ik, met spiegel, stopwatch, laptop en beamer. En elke keer ben ik weer verbaasd dat ik me tijdens het oefenen laat verrassen. Maar tijdens de trainingen heb ik steeds minder last van weigerachtige beamers, genadeloze klokken of andere geniepige zaken…

ICT tip
Windows PowerPoint bij beamerpresentaties:
Gebruik je een beamer en het scherm van laptop, dan kun je het laptopscherm als spiekscherm gebruiken. PowerPoint geeft de mogelijkheid dat je op je laptopscherm onder de presentatie alle andere plaatjes (dia’s) ziet, en dat de tijd meeloopt. Hoe: Zorg dat je laptop is aangesloten op de beamer Open je presentatie in Powerpoint, maar laat de presentatie nog niet starten, je ziet dus alle dia’s; Ga naar het tabblad Diavoorstelling; Aan de rechterkant heb je het stukje: ”monitoren” Kies bij ‘Weergeven op:’ Algemeen PnP-beeldsherm ( dit is je laptopscherm) Klik het vinkje aan Presentatorweergave gebruiken; Op je laptop zie je nu dat powerpoint het scherm verdeelt in de eerste dia, en daaronder alle dia’s van de presentatie, de klok, en een pijl waarop je kunt klikken om de volgende dia of regel in de dia te laten opkomen

Meer PowerPoint? Kijk op:

Presentatietips, de Vorm

Iedere trainer heeft een goed contact met de cursistengroep nodig. Anders kun je beter thuisblijven. Een goede presentatie van jezelf voegt veel toe aan een succesvolle training.
Neem (het) podium en leid je groep naar het gestelde doel.
Enkele tips voor een goede presentatievorm. Wellicht open deuren, maar daar moet je ook doorheen.

• Begin met een stilte
Begin niet, voordat iedereen luistert. Al een paar seconden stilte zorgt ervoor dat je groep stil is en naar je kijkt.

• Ik + jij = wij
Het gebruik van het woord “ik” wekt de indruk van egocentrisme en zelfs onverschilligheid. Het woord “wij” geeft een band, een gevoel van eenheid en stimulans.

• Glimlach
Een glimlach is het eerste positieve signaal aan het publiek.

• Let op houding en gebaar
De groep ziet jou voordat het jou hoort. Communiceer doelbewust non verbaal. Blijf je bewust van je houding, je gebaren en uitdrukking.

• Houd oogcontact
Oogcontact veronderstelt geloofwaardigheid en persoonlijke betrokkenheid. Mensen vinden het eenvoudig om te luisteren naar iemand die hen aankijkt.

• Gebruik de stilte doeltreffend
Je toehoorders richten zich niet op twee dingen tegelijk. Wat je ook zegt tijdens een interruptie, het wordt niet onthouden. Blijf dan stil totdat er weer volledige aandacht is.

• Wees dynamisch
Straal enthousiasme uit tijdens je presentatie en breng persoonlijke betrokkenheid bij je thema’s over.

Niet omdat het moeilijk is durven wij niet, omdat wij niet durven is het moeilijk.

Wat doe ik ermee
Wanneer ik op een doordeweekse morgen voor een nieuwe groep sta, varieert de houding van de cursisten van “ha leuk” via “nou, ’t zal mij benieuwen” tot “wat doe ik hier?”. Herkenbaar, want deze houdingen en alle variaties daartussen had ik  bij trainingen die ik volg(de) zelf ook.  Door goed te presenteren wordt de groep losser. En stel ik mezelf sneller op mijn gemak

ICT tip
Windows Excel
De datum in een veld zetten: Zet de cursor ( muisaanwijzer) in het gewenste veld. Druk gelijktijdig de CTRL-toets in en de ; -toets. De huidige datum verschijnt in dit veld.

Voor meer Excel kijk op:

Ice Breakers (IJsbrekers)

IJsbrekers zijn een effectieve startmanier voor trainingen. De IJsbreker effent de weg voor een effectieve en open training. Een slechte ijsbrekersessie is tijdverspilling of erger, een activiteit die de gehele training vervelend doorzeurt.

Wanneer IJsbrekers te gebruiken

Bij groepen die doorgaans niet met elkaar samenwerken, elkaar al dan niet kennen, of elkaar ontmoeten voor een specifiek, gemeenschappelijk doel. Gebruik:

• Cursisten met verschillende achtergronden;
• als er de behoefte is om zich te snel binden om zo te werken aan een gemeenschappelijk doel;
• Nieuwgevormde teams;
• Als facilitator om cursisten met elkaar en de trainer kennis te maken.

Dus wat is het “IJs”?

Bij het samenbrengen van gelijkgestemde mensen:
• het feit dat mensen elkaar nog niet hebben ontmoet.
Bij het samenbrengen van mensen uit verschillende niveaus voor een open discussie:
• het verschil in status tussen de deelnemers.
Bij het samenbrengen van mensen van verschillende achtergronden, culturen en standpunten voor de werkzaamheden binnen de groep:
• de perceptie van mensen van elkaar.

Het ontwerpen van de  IJsbreker

De ijsbreker is specifiek gericht op het voldoen aan doelstellingen en passend bij de groep. Als je eenmaal hebt vastgesteld wat het “IJs” is, is de volgende stap de verduidelijking van de specifieke doelstellingen voor uw ijsbreker sessie.

Stel jezelf vragen over hoe het doel te bereiken.
Checklistvoorbeeld
• Hoe motiveer je de mensen om een bijdrage te leveren?
• Hoe komt de groep tot een gelijk niveau tussen mensen?
• Hoe krijgt de gehele groep hetzelfde doel voor ogen?
• Stelt deze ijsbrekersessie mensen op hun gemak?
• Zorg voor een gelijk niveau

Extra controle
Stel jezelf de volgende vragen:
• Hoe reageert elke cursist de sessie.
• Stellen de cursisten zich open?
• Krijgt je cursist het gevoel dat de sessie passend is en een bijdrage levert?

Wat doe ik ermee
Ik hou van dingen doen. Stilzitten is een gave die bij mij niet zo ontwikkeld is. Maar welke gaven de cursisten hebben; dat weet ik bij trainingsaanvang niet. Door meteen een activiteit te doen, doorbreken we samen de wat gereserveerde houding die in het begin over en weer heerst. Die houding is helemaal niet erg, zolang die maar wel verdwijnt. En het schudt mij ook los.

De volgende blog: Een aantal voorbeelden van  Ice breakers.

ICT tip
Windows Excel
De tijd een veld zetten:
Zet de muis in het gewenste veld.
Druk gelijktijdig de CTRL-toets, Shift-toets in en de ;-toets.
De huidige tijd verschijnt in het veld.


Pontrain zastáva živé tréningy skupinovej dynamiky a teambuildingu a koučing začínajúcich podnikateľov: čo teraz!. Blog Pontrainu ponúka argumenty z oblasti koučingu a skupinovej dynamiky. Pontrain sa chce deliť o poznatky, prezentovať dojmy a prispieť k inovovaniu a vylepšovaniu metodík. Každý blog hovorí o jednej téme, čo s ňou robí Pontrain a čo môžete urobiť vy.

Linkedin

Twitter

Facebook

Website Pontrain.nl


<span>%d</span> blogerom sa páči toto: