Drie communicatieniveaus PIP

Conflicten ontstaan vaak omdat mensen zich miskent of niet gehoord voelen.
Kijk maar eens om je heen; je hoort veel onvrede.
Niet zozeer dat de wereld zo vreselijk is, maar omdat mensen niet (goed) weten waar ze met hun onvrede terechtkunnen. Of omdat zij vinden dat het te lang duurt voordat gereageerd is op opmerking of klacht.

In overlegsituaties en teams is het dus prettig wanneer communicatielijnen voor iedereen duidelijk zijn. En dat men zich thuis voelt.
Drie communicatieniveaus
PIP
•    Proces
•    Inhoud
•    Procedure
Deze drie dienen in balans te zijn.
Het proces en de procedure zijn op orde, wil je dieper op de inhoud in gaan.
Zorg voor een helicopterview, dan hou je overzicht.
Mensen ‘vechten’ conflicten vaak op inhoudsniveau uit, terwijl het proces en de procedure niet op orde zijn.

Proces ( “Hoe doen we dit samen?“)
•    Macht
•    Omgangsvormen
•    Verhoudingen
•    Sfeer
•    Energie
•    Emotie
Inhoud ( het “WAT”)
•    Argumenten
•    Feiten
•    Kennis
•    Standpunten
Procedure (“Structuur”)
•    Voorzitter
•    Notulen
•    Afspraken
•    Agenda
•    Tijd

Zie ook besluitvorming: BOB
Volgende keer: Communicatie Ontvangers en Zenders

Wat doe ik ermee
Hoewel ik een stevige discussie niet uit de weg ga, is het een energievreter en ik schiet er niks mee op. Daarnaast biedt structuur, waar dan ook, een vruchtbare en inspirerende omgeving. Wanneer ik in teams zie dat het ‘samen maken we het’- gevoel op de achtergrond zit, gebruik ik de PIP om uit te vlooien waar zaken voor het team niet duidelijk zijn. Vaak wordt veel gediscussieerd over niet zo relevante zaken; dan blijk dat vaak dat het proces ( hoe zullen we het doen?) en de procedure ( structuur) niet voor alle teamleden er hetzelfde uit te zien. Heb ik deze goed voor ogen, dan gaat de discussie over de essentie: de inhoud.

ICT tip
Microsoft Word
Wil je in een word document iets zoeken, vervangen of ergens naartoe springen ( bij grote documenten), toets dan de F5 toets. Een pop upschermpje verschijnt met deze keuze.

Advertisement

Besluiten nemen BOB

Besluiten nemen is niet altijd een feest.
Het volgende hulpmiddel voor wat houvast:
Om tot een besluit te komen zijn drie fases van belang. Het is een ‘fuik’ (of trechter)model, waar in elke fase een doel wordt bereikt, en je weet wat voor soort mensen in welke fase nodig zijn.
BOB
•    Beeldvorming
•    Oordeelsvorming
•    Besluitvorming
(Theorie van Stemerding)
Fase 1.
Beeldvorming (“Wat is het probleem“)
Doel: Heldere probleemdefinitie verkrijgen
Stel slechts open vragen
•    Zijn er deskundigen aanwezig/ beschikbaar?
•    Hoe te handelen in deze situatie?
•    Is alle informatie op tafel?
Fase 2.
Oordeelsvorming (“Wat is onze mening?”)
Doel: Wat is belangrijk
•    Stel criteria op;
•    Stel prioriteiten;
•    Mogelijke oplossingen.
Fase 3.
Besluitvorming (“Wat doen we?”)
Effectiviteit is Kwaliteit maal Acceptatie (Doel: E = K *A)
•    Toetsen van de oplossing;
•    Wat is de beste oplossing;
•    Uitvoering.

Wie zijn wanneer nodig:
•    In fase 1 zijn de Dromers nodig; zij bedenken (grenzeloze) vergezichten
•    In fase 2 zijn de Denkers nodig; zij halen de vergezichten dichtbij en maken het reëel
•    In fase 3 zijn de Beslissers en de Doeners nodig; zij kiezen het beste en voeren het uit.
Tijdsverdeling:
•    Fase 1. Beeldvorming: 40 %
•    Fase 2. Oordeelsvorming: 40 %
•    Fase 3. Besluitvorming: 20 %
Wanneer de dromers en denkers voldoende ruimte krijgen, zijn de beslissers zo klaar en daar houden ze van. De discussies zijn in fase 1 en 2 geweest.

Volgende keer PIP (communciatieniveaus)
Wat doe ik ermee
Gemotiveerde besluiten, dat vind ik prettig. Een gedragen beslissing samen uitvoeren, dat geeft mij voldoening. Echter wanneer er na een besluit, of wanneer we al bezig zijn, iemand komt met ”ja maar, zouden we niet…”; dan word ik wat bedroefd.
Eigenlijk moeten we dan weer helemaal opnieuw beginnen, want iemand voelt zich tekort gedaan.
Door een goed uitgevoerde BOB- methodiek heeft iedereen ruimte gekregen om zijn talent in het proces te benutten. Dan is iedereen gehoord, en is de kans klein dat men zich nog terugtrekt uit het proces of uit het team stapt.
ICT tip
Kopiëren, knippen en plakken in documenten plaatjes etc.
Je kunt dit doen door een tekst of plaatje te selecteren met je muis en dan op een ikoontje klikken. Maar het kan ook met een toetsencombinatie, dat is net wat sneller:
Steeds twee toetsen tegelijk:
•    Kopiëren: de CTRL toets en de letter C
•    Knippen: de CTRL toets en de letter X
•    Plakken: de CTRL toets en de letter P

Wat is Observeren, een oefening

Vorige week vertelde ik over de achtergronden van Observeren.

In deze blog een oefening met vijf observatievormen
De vormen zijn:
• Gestructureerde observatie;
• Ongestructureerde observatie;
• Next best observation;
• Restricted observation;
• Interactieve observatie.

Verdeel de cursusgroep in tweeën.
Een helft observeert, de andere helft voert een opdracht uit die ongeveer 8 minuten duurt. Wat voor opdracht maakt niet zoveel uit, als men maar als team bezig is ( en natuurlijk gericht op de trainingsvraag).

In de andere helft kiest elke deelnemer een observatiewijze uit, de keuze van observatie is afhankelijk van welk vraag, probleem, oid. je boven tafel wil krijgen.

1. Gestructureerde observatie. Kijk om de 2 minuten naar de groep en schrijf op wat de te observeren personen in de groep op dat moment doen.
2. Ongestructureerde observatie Kijk en schrijf op wat je denkt dat belangrijk is in relatie tot je opdracht.
3. Next best observation Observeer en leg vast wat de persoon doet die reageert op de persoon die je observeert.
4. Restricted observation Stel van tevoren een lijst op met handelingen of gebeurtenissen die naar jouw mening plaats zullen vinden en turf hoe vaak deze gebeurtenissen daadwerkelijk voorkomen.
5. Interactieve observatie Neem deel aan de activiteit en schrijf achteraf op wat je is bijgebleven in relatie tot je opdracht. Bij deze laatste stapt dus iemand uit de Observantengroep over naar de opdrachtgroep.

• De observanten hebben 2 minuten om voor te bereiden.
• Dan gaat de opdrachtgroep aan de gang en voeren de observanten hun observatie uit.
• Na de acht minuten vertelt elke observant zijn observatie.

Als resultaat zie je dat alle verschillende observatiewijzes specifieke aspecten uit de groepsopdracht hebben gehaald. Hiermee maak je inzichtelijk dat hetgeen men waarneemt afhankelijk is van de voorbereiding.

Wat doe ik ermee?
Deze oefening gebruik ik wanneer een team wat langer met elkaar werkt. “We weten alles van elkaar”. Deze oefening geeft de cursisten verrassende inzichten in zijn team. En ik vind het leuk om deze verrassing te mogen observeren ( ongestructureerd).

ICT tip
Mircosoft Word
Als je de tekengrootte van geselecteerde tekst wilt wijzigen, druk je op CTRL+] (groter) of CTRL+[ (kleiner).

Observeren vijf vormen

Omgang met elkaar wordt beïnvloed door waarneming.
De manier waarop iemand reageert hangt voor een groot deel af van waarnemingen. Hij observeert en doet dan wat. De zon schijnt en je pakt je zonnebril, of neemt een dag vrij.
Een lange omschrijving van Observeren luidt:
“De doelgerichte en systematische waarneming van gedragingen van één of meerdere personen of van een gebeurtenis, met de bedoeling het waargenomene te beschrijven en samen te vatten.”
Pffff.
Oké, stapje terug:
Waarom observeren we:
•    Het is een hulpmiddel om iemand beter te leren kennen;
•    Het is een hulpmiddel om bepaalde problematiek nader te onderzoeken en zo de achtergronden van het gedrag te achterhalen;
•    Het  kan gebruikt worden als informatieoverdracht naar anderen;
•    Het is een manier om je eigen aanpak te toetsen.

Er zijn vijf generieke vormen van observeren:
•    Gestructureerde observatie;
•    Ongestructureerde observatie;
•    Next best observation;
•    Restricted observation;
•    Interactieve observatie.

Volgende week meer uitleg en een oefening met Observeren
Wat doe ik ermee
Met gericht observeren zien cursisten vaak dingen bij anderen die ze nog nooit hadden opgemerkt.
Ook bij teamgenoten welke zij al lang kennen. Juist omdat zij het zelf ontdekken, blijft die observatie lang bij.

ICT tip
Microsoft Word
Met de functietoets F7 start je de spellingscontrole in Word.